Datenschutzerklärung

1. Allgemeines

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein besonderes Anliegen. Wir verarbeiten Ihre Daten ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere der Datenschutz‑Grundverordnung (DSGVO) und – bei elektronischer Kommunikation – des Telekommunikationsgesetzes (TKG 2021).

Diese Datenschutzerklärung informiert über Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit:

dem Besuch unserer Website,
Newsletter‑Versand,
Veranstaltungsanmeldungen und Einladungen,
Kontaktaufnahme (Kontaktformular, E‑Mail, Telefon),
Foto‑/Videoaufnahmen bei Veranstaltungen.

2. Verantwortliche & Datenschutzbeauftragte

Verantwortliche:
UIV Urban Innovation Vienna GmbH, Operngasse 17–21/6. Stock, 1040 Wien, office@urbaninnovation.at, +43 1 4000 84260

Datenschutzbeauftragter:
Mag. jur. Siegfried Gruber, CSE (O.P.P.); E‑Mail: datenschutz@wienholding.at

3. Betroffenenrechte & Beschwerderecht

Sie haben – im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen – das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch. Sofern eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit via E-Mail an office@urbaninnovation.at widerrufen; die Rechtmäßigkeit, der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Beschwerderecht: Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt, haben Sie das Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde: Österreichische Datenschutzbehörde, Barichgasse 40–42, 1030 Wien, E‑Mail: dsb@dsb.gv.at

4. Webseite

Diese Webseite verwendet Matomo um Nutzungsdaten für diese Webseite zu sammeln. Die Daten zum Verhalten der Besucher werden gesammelt um eventuelle Probleme wie nicht gefundene Seiten, Suchmaschinenprobleme oder unbeliebte Seiten herauszufinden. Sobald die Daten (Anzahl der Besucher die Fehlerseiten oder nur eine Seite sehen, usw.) verarbeitet werden, erzeugt Matomo Berichte für die Webseitenbetreiber, damit diese darauf reagieren können. (Layoutveränderungen, neue Inhalte, usw.)

Matomo verarbeitet die folgenden Daten:

Cookies
Anonymisierte IP-Adressen indem die letzten 2 Bytes entfernt werden (also 198.51.0.0 anstatt 198.51.100.54)
Standort (basierend auf der anonymisierten IP-Adresse)
Datum und Uhrzeit
Titel der aufgerufenen Seite
URL der aufgerufenen Seite
URL der vorhergehenden Seite (sofern diese das erlaubt)
Bildschirmauflösung
Lokale Zeit
Dateien die angeklickt und heruntergeladen wurden
Externe Links
Dauer des Seitenaufbaus
Land, Region, Stadt (mit niedriger Genauigkeit aufgrund von IP-Adresse)
Hauptsprache des Browsers
User Agent des Browsers
Interaktionen mit Formularen (aber nicht deren Inhalt)

5. Newsletter

Wenn Sie unseren Newsletter abonnieren, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um Ihnen regelmäßig Informationen (z. B. Updates, Projekte, Themen, Veranstaltungen) per E‑Mail zuzusenden und werten aus, wie Sie unseren Newsletter nutzen.

Verarbeitete Daten:

E-Mail-Adresse
Vorname und Nachname
Organisation und Funktion
technische Protokolldaten/Statistiken (z.  Zeitpunkt der Zustellung, Öffnungen, ausgewählte Links)

Rechtsgrundlage:

Newsletter‑Versand und -Statistik erfolgen auf Basis Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Widerruf/Abmeldung:

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen bzw. den Newsletter abbestellen – z. B. über den Abmelde‑Button/ Abmeldelink in jedem Newsletter oder per E‑Mail an office@urbaninnovation.at. Durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

Speicherdauer:

Wir speichern Newsletter‑Daten bis zur Abmeldung / bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung. Nach Abmeldung können Nachweisdaten (z. B. Einwilligungsprotokolle) so lange aufbewahrt werden, wie dies zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen bzw. zur Geltendmachung/Abwehr von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

6. Veranstaltungen: Anmeldungen, Einladungen & Folgekommunikation

Zweck der Verarbeitung:

Wenn Sie sich zu einer Veranstaltung anmelden oder eine Einladung erhalten bzw. zu‑/absagen, verarbeiten wir Ihre Daten zur Organisation, Durchführung und Nachbereitung der Veranstaltung (z. B. Teilnehmerverwaltung, Warteliste, Zusendung organisatorischer Informationen, Teilnahmeverwaltung, Dokumentation).

Optionale Folgekommunikation: Sofern Sie gesondert einwilligen, verwenden wir Ihre Kontaktdaten außerdem, um Ihnen

Einladungen zu weiteren, thematisch ähnlichen Veranstaltungen und/oder
thematisch passende Informationsaussendungen (inkl. Newsletter) zuzusenden.

Diese Zusendungen sind nicht Voraussetzung für die Teilnahme an einer konkreten Veranstaltung.

Verarbeitete Daten:

Je nach Veranstaltung und Ihren Angaben verarbeiten wir insbesondere:

E-Mail-Adresse
Vorname und Nachname
Organisation und Funktion
Anmeldestatus (z.  angemeldet/abgemeldet/Warteliste), ggf. Teilnahme-/Check‑In‑Informationen
Kommunikationsdaten in Zusammenhang mit der Veranstaltung (z.B. E-Mail-Korrespondenz)
Thematische Zuordnung/Interessensbezug zur zielgerichteten Einladung sowie Folgekommunikation (sofern eingewilligt)

Hinweis: besondere Kategorien (z. B. Ernährung/Barrierefreiheit): Falls bei einzelnen Veranstaltungen freiwillige Angaben zu Ernährungsbedürfnissen oder Barrierefreiheit erhoben werden, können dies besondere Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Gesundheitsdaten) darstellen und werden nur verarbeitet, sofern erforderlich und/oder auf Basis einer ausdrücklichen Einwilligung.

Rechtsgrundlage:

6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag/Vorvertrag) – Abwicklung der Anmeldung/Teilnahme

Speicherdauer:

Wir speichern Ihre Daten bis zum Ende des zweiten, auf die letzte Kontaktaufnahme folgenden, Kalenderjahres. Darüber hinaus nur, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen oder die Aufbewahrung zur Geltendmachung/Abwehr von Rechtsansprüchen notwendig ist.

Pflichtangaben/Folgen der Nichtbereitstellung:

Pflichtfelder sind im Formular als solche gekennzeichnet. Ohne diese Angaben kann eine Anmeldung bzw. die organisatorische Abwicklung ggf. nicht durchgeführt werden.

7. Kontaktaufnahme (Kontaktformular, E-Mail, Telefon) inkl. optionaler Folgekommunikation

Zweck der Verarbeitung:

Wenn Sie uns über das Kontaktformular (oder per E-Mail/Telefon) kontaktieren, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und zur Kommunikation mit Ihnen (z.B. Rückfragen, Terminvereinbarungen, Zusendung von Informationen).

Verarbeitete Daten:

E-Mail-Adresse
Vorname und Nachname
Organisation und Funktion
Nachricht/Anfrageinhalt sowie Anhänge
Metadaten (z.B. Zeitpunkt der Anfrage)

Rechtsgrundlage

6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag/Vorvertrag): Bearbeitung/ Beantwortung von Anfragen, Kommunikation

Speicherdauer

Pflichtangaben/Folgen der Nichtbereitstellung

Pflichtfelder sind im Formular als solche gekennzeichnet. Ohne diese Angaben kann die Bearbeitung Ihrer Anfrage ggf. nicht erfolgen.

8. Foto- und Videoaufnahmen bei Veranstaltungen (Dokumentation & Öffentlichkeitsarbeit)

Zweck der Verarbeitung

Bei unseren Veranstaltungen können Foto‑ und/oder Videoaufnahmen erstellt werden, um die Veranstaltung zu dokumentieren, über sie zu berichten sowie unsere Öffentlichkeitsarbeit/PR zu unterstützen. Diese können (ohne Nennung Ihres Namens) in sozialen Medien, analogen und/oder digitalen Publikationen veröffentlicht werden.

Umfang / Art der Aufnahmen

Je nach Veranstaltung können insbesondere folgende Aufnahmen entstehen:

Übersichts‑ und Stimmungsaufnahmen (z. B. Raum, Publikum, Networking‑Situationen, Bühne)
Aufnahmen von Programmpunkten (Vorträge, Podien, Diskussionen, Beiträge)
Einzelaufnahmen/Portraits/Interviews (z.  Speaker*innen, Mitwirkende, einzelne Gäste) – ggf. gesondert gekennzeichnet bzw. mit Einwilligung umgesetzt

Mögliche Veröffentlichungsorte & Empfänger

Aufnahmen können – je nach Anlass und Zweck – in allen geeigneten Medienformaten verarbeitet und veröffentlicht werden, insbesondere:

Unsere eigenen Kanäle: Website, Blog/Newsbeiträge, Projektseiten, Download‑Bereiche, Präsentationen/Unterlagen, Berichte, Newsletter/Info‑Aussendungen (als redaktionelle Berichterstattung)
Social Media / Plattformen: z. B. LinkedIn sowie ggf. weitere soziale Netzwerke oder Plattformen, auf denen Inhalte veröffentlicht werden
Print & Offline: Broschüren, Flyer, Jahresberichte, Poster, Einladungen, Druckwerke, Ausstellungen sowie sonstige Veröffentlichungen im Printbereich
Presse & Medien / Kooperationspartner: Weitergabe an Medien oder Kooperationspartner zur Berichterstattung über die Veranstaltung (z. B. Presseberichte, Partnerwebsites, Publikationen), soweit dies für die Dokumentation/Kommunikation rund um die Veranstaltung vorgesehen ist
Dienstleister (Auftragsverarbeiter): z. B. Fotografinnen/Videografinnen, Agenturen, Druck‑/Layoutdienstleister, IT‑/Hosting‑Dienstleister, sofern diese in unserem Auftrag tätig werden

Hinweise zu Online-Veröffentlichungen: Bei Veröffentlichungen im Internet bzw. auf Social‑Media‑Plattformen kann nicht ausgeschlossen werden, dass Inhalte weltweit abrufbar sind und von Dritten weiterverarbeitet werden (z. B. Teilen, Re‑Posting, Download).

Rechtsgrundlagen

Bilder/Videos, auf denen Personen erkennbar sind, stellen personenbezogene Daten dar. Die Verarbeitung erfolgt – soweit zulässig – auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an Dokumentation und Öffentlichkeitsarbeit (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Zusätzlich ist der Bildnisschutz nach § 78 UrhG zu beachten; Bildnisse dürfen nicht veröffentlicht/verbreitet werden, wenn dadurch berechtigte Interessen der abgebildeten Person verletzt würden.

Für gezielte Einzelaufnahmen/Portraits/Interviews oder klar werbliche Verwendungen holen wir – sofern erforderlich – eine Einwilligung ein (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Einwilligungen können jederzeit widerrufen werden; die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Information vor Ort

Wir informieren in geeigneter Weise (z. B. durch Hinweis in Einladung, vor Ort durch Aushang oder durch Hinweise des Veranstaltungsteams), dass Foto‑/Videoaufnahmen stattfinden können.

Widerspruch/Ausübung von Rechten

Soweit wir Aufnahmen auf Grundlage berechtigter Interessen verarbeiten, können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation Widerspruch einlegen (Art. 21 Abs. 1 DSGVO).

Bitte wenden Sie sich dazu möglichst vor Ort an das Veranstaltungsteam oder kontaktieren Sie uns (office@urbaninnovation.at), damit wir geeignete Maßnahmen prüfen können (z. B. Hinweise an Foto-/Videoteam, Unkenntlichmachung, Entfernung aus unseren Kanälen im Rahmen der Möglichkeiten).

Drittlandübermittlungen (insb. Social Media)

Bei Veröffentlichungen auf Plattformen Dritter (z. B. LinkedIn) kann es zu Datenverarbeitungen und Übermittlungen in Drittländer (außerhalb EWR) kommen. LinkedIn beschreibt hierfür u. a. Standardvertragsklauseln sowie den EU‑US Data Privacy Framework‑Mechanismus als Grundlage für entsprechende Datenübermittlungen.

Allgemein gilt: Soweit im Einzelfall Drittlandübermittlungen erforderlich sind, erfolgen diese nur unter Einhaltung der Vorgaben der DSGVO, insbesondere unter geeigneten Garantien (z. B. EU‑Standardvertragsklauseln).

Speicherdauer

Wir speichern bzw. verwenden Foto‑/Videoaufnahmen so lange, wie dies für Dokumentation/Öffentlichkeitsarbeit erforderlich ist. Darüber hinaus werden Inhalte nur aufbewahrt, soweit gesetzliche Pflichten bestehen oder die Aufbewahrung zur Geltendmachung/Abwehr von Rechtsansprüchen notwendig ist.

9. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf zu aktualisieren (z. B. bei Änderungen von Prozessen oder Rechtslage). Die jeweils aktuelle Version ist auf unserer Website verfügbar.